INFORMATIVA CANDIDATI

INFORMATIVA CLIENTI E FORNITORI

Regolamento Privacy, ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 del 27 aprile 2016 (GDPR)

SYNERGOS Srl, nell’ambito delle attività di Ricerca e Selezione del Personale, Ricollocazione Professionale e Consulenza Direzionale per lo sviluppo e valorizzazione delle Risorse Umane, adotta rigorosi principi deontologici in materia di protezione dei dati personali, come dettagliato di seguito.

SEZIONE 1 – PREMESSE

CPL TAYLOR e CPL PLACEMENT sono marchi commerciali di proprietà di Synergos Srl, che identificano rispettivamente la divisione Ricerca e Selezione del Personale Qualificato (di seguito denominata RSPQ) e la divisione Ricollocazione Professionale (di seguito denominata OTP o Outplacement).

Definizioni relative al GDPR:

• Titolare del trattamento: La persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali (art. 4.7 del GDPR).
• Responsabile del trattamento: La persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta i dati personali per conto del titolare del trattamento (art. 4.8 del GDPR).
• Incaricato del trattamento: Le persone fisiche che, agendo sotto la responsabilità del Titolare e/o del Responsabile e opportunamente autorizzate da questi, effettuano operazioni di trattamento dei dati personali, attenendosi alle istruzioni ricevute e ai vincoli di riservatezza e confidenzialità.
• Interessato: Persona fisica identificata o identificabile, come, a titolo esemplificativo, un cliente (anche potenziale), un dipendente o un fornitore. Si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, tramite un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o altri elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale (art. 4.1 del GDPR).
• Amministratore di sistema: Figura professionale incaricata della gestione e manutenzione di impianti di elaborazione o dei suoi componenti, come gli amministratori di basi di dati, di reti e di apparati di sicurezza, e di sistemi software complessi (Provvedimento del Garante Privacy del 27 novembre 2008).
• Dati personali: Qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (art. 4, comma 1 del GDPR).
• Dati personali comuni: Dati che permettono l’identificazione diretta o indiretta di una persona fisica (es. nome, cognome, partita IVA, codice fiscale, numero di matricola, dati anagrafici, ecc.).
• Dati sensibili: Dati che rivelano l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, nonché dati genetici, biometrici, relativi alla salute, alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona (art. 9 del GDPR).
• Dati giudiziari: Dati relativi alle condanne penali, ai reati o a misure di sicurezza connesse (art. 10 del GDPR).
• Trattamento dei dati personali: Qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati, applicate a dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, l’adattamento, la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione, la diffusione, il raffronto, la limitazione, la cancellazione o la distruzione (art. 4.2 del GDPR).

Titolare del trattamento dei dati

Il Titolare del trattamento dei dati, oggetto della presente informativa, è SYNERGOS Srl, con P.IVA 02215340346 e sede legale in via Giovanni Giolitti 2/B, 43126 Parma. Il trattamento dei dati può avvenire presso gli uffici operativi per l’attività di RSPQ, OTP e consulenza direzionale, situati nei seguenti indirizzi:

• Via P. Frattini, n.7 – 46100 Mantova
• Via Toscana, n. 45/1 – 43123 Parma
• Via C. Cattaneo n. 14 – 37121 Verona
• Via Emilia Est, n. 1058 – 41126 Modena

Nei casi in cui gli autorizzati al trattamento dei dati operino in modalità smart working, il trattamento dei dati può avvenire presso i luoghi indicati negli accordi individuali di smart working.

Responsabile interno del trattamento dei dati

Il Responsabile interno del trattamento dei dati è Paolo Bergamaschi, CF BRGPLA69C27G337C.

Email: privacy@cpltaylor.it
Domicilio digitale: synergos.srl@legalmail.it

Autorizzati al trattamento dei dati

I dipendenti della società e il personale esterno che opera con contratto di consulenza o collaborazione. Gli autorizzati al trattamento dei dati personali e/o sensibili sono individualmente nominati per iscritto, con specifica indicazione dell’ambito, delle istruzioni, delle modalità e finalità del trattamento consentite, in relazione alla funzione aziendale nella quale ciascun soggetto opera. Tutti gli incaricati sono istruiti e formati sul corretto trattamento dei dati e sul corretto utilizzo del sistema informatico.

SEZIONE 2 – FINALITÀ E MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

Finalità del trattamento

Le finalità del trattamento sono quelle previste dallo statuto di Synergos Srl e, in particolare:

• Ricerca e selezione del personale qualificato o executive search (brevemente RSPQ), tramite il marchio CPL TAYLOR, su mandato di aziende committenti e nel rispetto delle disposizioni di legge per le agenzie per il lavoro ai sensi del D. Lgs. 276/2003.
• Incontro tra domanda e offerta di lavoro (brevemente JOB Matching), tramite il marchio CPL TAYLOR, per fornire ai candidati la possibilità di ricevere offerte di lavoro in linea con le proprie competenze e aspirazioni professionali.
• Ricollocazione professionale o Outplacement (brevemente OTP), tramite il marchio CPL PLACEMENT, su mandato di aziende committenti e nel rispetto delle disposizioni di legge per le agenzie per il lavoro ai sensi del D. Lgs. 276/2003.
• Consulenza direzionale per lo sviluppo e valorizzazione delle risorse umane, in particolare attività di assessment di personale interno o di candidati in fase pre-assuntiva di aziende clienti.

Trattamento dei dati

Il trattamento dei dati forniti, o comunque acquisiti ai sensi degli artt. 13-14, dal candidato o da terzi, avviene mediante strumenti manuali e/o informatici e modalità esclusivamente correlate alle finalità del trattamento, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza, anche nel caso di una eventuale comunicazione a terzi.

Si esplicita che, per le finalità del trattamento, SYNERGOS Srl non tratta “DATI SENSIBILI E GIUDIZIARI DEI CANDIDATI, PER CUI QUESTI ULTIMI NON SONO REGISTRATI IN BANCA DATI”.

Le metodiche selettive perseguono la parità tra uomo e donna: non vengono fatte discriminazioni di sesso (Legge 903/77 e 125/91).

Nell’ambito della propria attività, la Società tratta, in qualità di titolare, i seguenti dati personali:

1. Dati personali dei clienti (persone fisiche e/o giuridiche), dagli stessi forniti o autonomamente acquisiti con l’ausilio di albi, elenchi pubblici e/o visure camerali, al fine di espletare gli incarichi di ricerca e selezione affidati alla Società. Questi includono l’organigramma aziendale e i sistemi organizzativi, i dati sul patrimonio, sulla situazione economica e sullo svolgimento dell’attività economica degli stessi, o necessari per fini fiscali, di corrispondenza, di contabilità o, in generale, di amministrazione.
2. Dati personali riguardanti i candidati selezionati per conto dei clienti nell’ambito degli incarichi affidati alla Società, acquisiti su iniziativa degli stessi o resi disponibili da terzi. Questi includono dati relativi al grado di istruzione, ai percorsi formativi, all’iscrizione in albi, registri o elenchi abilitativi la professione, alla retribuzione, alle attuali e pregresse esperienze professionali, e a eventuali note valutative redatte dal personale incaricato della selezione. I dati possono essere conferiti attraverso un CV completo di foto e videopresentazione.
3. Dati personali riguardanti le risorse dei clienti nell’ambito delle attività di assessment, su iniziativa degli stessi, compresi dati relativi al grado di istruzione, ai percorsi formativi, all’iscrizione in albi, registri o elenchi abilitativi la professione, alla retribuzione, alle esperienze professionali pregresse, all’attività lavorativa svolta, alle competenze, ecc. Tali informazioni sono oggetto di reportistica individuale o di gruppo e fornite al cliente nell’ambito delle finalità di valutazione delle risorse e della produttività aziendale.

In ogni caso, il trattamento dei dati avverrà con logiche strettamente correlate alle finalità indicate, con modalità che garantiscano la sicurezza e la riservatezza dei dati, attraverso l’adozione di misure idonee a impedire l’alterazione, la cancellazione, la distruzione, l’accesso non autorizzato o il trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta.

Raccolta dei Dati

La raccolta riguarda esclusivamente i dati comuni, che saranno trattati nei limiti strettamente necessari per adempiere agli obblighi, ai compiti e alle finalità indicate nella sezione “FINALITÀ DEL TRATTAMENTO”.

I curricula contenenti dati sensibili o giudiziari che dovessero pervenire a SYNERGOS SRL verranno immediatamente cestinati e distrutti.

Ricerca e Selezione del Personale Qualificato e Job Matching

I dati sono raccolti prima dell’inizio o durante una selezione, tramite l’invio spontaneo del CV da parte dell’interessato, anche in risposta ad annunci di ricerca personale, attraverso:

• (a) una pagina web dedicata messa a disposizione del Titolare;
• (b) la posta elettronica;
• (c) la posta di superficie;
• (d) altri strumenti eventualmente messi a disposizione dal Titolare.

I dati possono essere raccolti anche durante la consultazione di banche dati specializzate o social media, se l’interessato ha provveduto a rendere il proprio CV consultabile da aziende potenzialmente interessate.

Ove i dati siano ricevuti a fronte dell’invio spontaneo del CV da parte dell’interessato o raccolti da terzi, le informazioni relative alla presente informativa sono fornite all’interessato al momento della registrazione dei dati o prima della loro eventuale comunicazione a terzi, in conformità con quanto previsto dall’art. 13, co. 4 del Codice Privacy.

Ricollocazione Professionale

I dati sono raccolti successivamente alla stipula di un contratto di ricollocazione da parte dell’azienda committente a favore del dipendente. Le informazioni relative alla presente informativa sono fornite all’interessato al momento dell’accettazione dei servizi oggetto del contratto di ricollocazione o prima della loro comunicazione a terzi, in conformità con quanto previsto dall’art. 13, co. 4 del Codice Privacy.

Assessment

La Società raccoglie, conserva ed elabora anche dati personali nell’ambito delle attività di assessment, svolte in forza di contratti e/o servizi forniti ai propri clienti. Nel caso di assessment per personale interno, i dati sono forniti direttamente dal cliente e/o dai suoi dipendenti a seguito di test e/o colloqui di gruppo/individuali. Nel caso di assessment pre-assuntivo, i dati sono forniti direttamente dai candidati durante la fase di ricerca e selezione.

Informazioni sugli Interessati

Per le attività di RSPQ, OTP, Job Matching e Assessment, tutti gli interessati ai quali vengono raccolti i dati personali sono informati preventivamente, in forma orale o scritta, riguardo:

• le finalità e modalità del trattamento cui i dati sono destinati;
• la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati;
• le conseguenze di un eventuale rifiuto a rispondere;
• i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati, e l’ambito di diffusione dei dati;
• i diritti che possono essere esercitati dall’interessato;
• gli estremi identificativi della Società, in qualità di titolare, e del Responsabile, che può fornire riscontri all’interessato in caso di esercizio dei suoi diritti.

Sezione 3 – Destinatari a cui i Dati Personali sono Comunicati

I dati personali raccolti nell’ambito delle attività di ricerca e selezione del personale, ricollocazione professionale e consulenza direzionale possono essere comunicati ad enti, associazioni, studi professionali, e aziende clienti, sia all’interno che all’esterno della Comunità Europea, per adempiere a obblighi previsti dalla legge, dai regolamenti o dalla normativa comunitaria, o per eseguire obblighi derivanti da contratti cui l’interessato è parte o per soddisfare richieste specifiche dell’interessato, in situazioni in cui la normativa non richiede il consenso per la comunicazione.

In ogni caso, la Società raccoglie il consenso dell’interessato, nell’interesse legittimo del titolare e dello stesso interessato, al fine di comunicare i dati personali contenuti nei CV liberamente forniti dai candidati ai clienti committenti nell’ambito dell’attività di ricerca e selezione del personale, o per proporre altre offerte di lavoro coerenti con il profilo professionale del candidato, esclusivamente per la valutazione delle sue attitudini e capacità professionali.

Sezione 4 – Trattamenti Affidati all’Esterno

Oltre che al personale e ai collaboratori della Società (incaricati del trattamento), SYNERGOS Srl, nell’ambito delle finalità del trattamento, può affidare a terzi soggetti (solitamente professionisti) il trattamento di particolari categorie di dati per adempiere agli obblighi o esercitare i diritti specifici del titolare o dell’interessato in materia di diritto del lavoro, sicurezza sociale e protezione sociale.

Per le attività di ricerca e selezione del personale e assessment, la Società affida anche a fornitori esterni parte delle suddette attività, tramite appositi contratti di prestazione di servizi.

SYNERGOS Srl si impegna a non trattare né comunicare i dati a società terze per finalità commerciali, ricerche di mercato o offerte dirette di prodotti e servizi di terzi.

Sezione 5 – Natura del Conferimento dei Dati e Conseguenze del Rifiuto del Consenso

Il conferimento dei dati personali è libero e facoltativo; tuttavia, il mancato consenso al trattamento dei dati conferiti comporterà l’impossibilità di svolgere le attività di RSPQ, OTP e Assessment. Pertanto, il conferimento del consenso scritto è obbligatorio.

L’invio del proprio CV tramite la pagina web dedicata sul sito www.cpltaylor.it o tramite “landing page” provenienti da siti esterni può avvenire solo dopo la lettura dell’informativa e l’autorizzazione al trattamento dei dati.

SYNERGOS Srl invita gli interessati a inserire nel proprio CV la seguente dicitura:

• (Per la Ricerca e Selezione di Personale Qualificato): “Vista l’informativa presente sul sito di SYNERGOS SRL www.cpltaylor.it, acconsento all’archiviazione e all’eventuale trasferimento presso terzi al solo fine di Ricerca e Selezione di Personale, con possibilità di revoca/cancellazione scritta su esplicita richiesta del sottoscritto.”
• (Per la Ricollocazione Professionale o Outplacement): “Vista l’informativa presente sul sito di SYNERGOS SRL www.cpltaylor.it, acconsento all’archiviazione e all’eventuale trasferimento presso terzi al solo fine di Ricollocazione Professionale, con possibilità di revoca/cancellazione scritta su esplicita richiesta del sottoscritto.”SEZIONE 6 – DIRITTI DELL’INTERESSATOL’art. 15 del Regolamento europeo UE/2016/679 riconosce all’interessato specifici diritti riguardo ai trattamenti dei suoi dati personali:
  1. Ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma comprensibile;
  2. Ottenere le seguenti informazioni:
     • a) L’origine dei dati personali;
     • b) Le finalità e modalità del trattamento;
     • c) La logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
     • d) Gli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’art. 5, comma 2 del Codice Privacy e art. 3, comma 1 del GDPR;
     • e) I soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza, in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
  3. Ottenere:
     • a) L’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
     • b) La cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli che non sono necessari alla conservazione in relazione agli scopi per i quali sono stati raccolti o successivamente trattati;
     • c) L’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento risulti impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
  4. Opporsi, in tutto o in parte:
     • a) Per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che lo riguardano, anche se pertinenti allo scopo della raccolta;
     • b) Al trattamento dei dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario, vendita diretta o per ricerche di mercato o comunicazioni commerciali, mediante sistemi automatizzati di chiamata, e-mail, telefono o posta cartacea. Si fa presente che il diritto di opposizione dell’interessato, come esposto nel punto precedente, si estende anche alle modalità tradizionali di marketing, e l’interessato può esercitare tale diritto anche solo parzialmente (ad esempio, ricevere solo comunicazioni via telefono e non via email);
  5. Revocare in qualsiasi momento, senza alcuna giustificazione, il consenso al trattamento dei propri dati personali.

  Diritto alla cancellazione (diritto all’oblio)

  L’interessato ha il diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo, salvo che il trattamento sia necessario per motivi legali. Il titolare del trattamento ha l’obbligo di cancellare i dati senza ingiustificato ritardo nei seguenti casi:

  • I dati non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o trattati;
  • L’interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento, e non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;
  • L’interessato si oppone al trattamento e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per proseguire il trattamento;
  • I dati sono stati trattati illecitamente;
  • I dati devono essere cancellati per adempiere a un obbligo legale previsto dalla normativa dell’Unione Europea o dello Stato membro del titolare;
  • I dati sono stati raccolti nell’ambito dei servizi offerti da una società dell’informazione.

  Diritto di limitazione del trattamento

  L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti condizioni:

  • L’interessato contesta l’esattezza dei dati, per il tempo necessario a verificare l’esattezza;
  • Il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione, chiedendo invece che il trattamento sia limitato;
  • I dati sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
  • L’interessato si è opposto al trattamento, in attesa della verifica della prevalenza dei motivi legittimi del titolare rispetto a quelli dell’interessato.

  Diritto alla portabilità dei dati

  L’interessato ha il diritto di ricevere i propri dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e di trasmetterli a un altro titolare senza ostacoli.

  SEZIONE 7 – PERIODO DI CONSERVAZIONE E REVOCA

  Ricerca e selezione del personale qualificato e ricollocazione professionale

  I dati ricevuti tramite il form di autorizzazione (allegato B) o tramite il sito web cpltaylor.it saranno trattati per l’informazione su nuove opportunità di carriera e verranno cancellati su richiesta dell’interessato. Periodicamente, il titolare del trattamento invierà comunicazioni per verificare se l’interessato desidera aggiornare i propri dati.

  Se i dati sono ricevuti con una generica autorizzazione al trattamento, saranno conservati per il tempo necessario a svolgere le attività per cui sono stati conferiti, e comunque non oltre 24 mesi.

  Assessment

  I dati personali, sia cartacei che elettronici, saranno conservati per un periodo non superiore a quanto necessario per perseguire le finalità previste, o per il tempo necessario a soddisfare obblighi legali.

  Revoca, modifica o rettifica dei dati personali

  Per revocare, modificare, limitare, cancellare o rettificare i dati, l’interessato dovrà inviare una comunicazione scritta a SYNERGOS Srl all’indirizzo privacy@cpltaylor.it. La società si impegna a eseguire l’operazione entro due settimane dalla ricezione della comunicazione.

  SEZIONE 8 – TRASFERIMENTO DEI DATI ALL’ESTERO

  La società opera principalmente con clienti e organizzazioni all’interno dell’Unione Europea. Se i dati devono essere trattati al di fuori dell’UE, Synergos garantirà un livello adeguato di protezione, chiedendo il consenso esplicito in caso di rischio per i diritti e le libertà degli interessati.

  SEZIONE 9 – ANALISI DEI RISCHI E VALUTAZIONE D’IMPATTO

  La società ha effettuato un’analisi dei rischi sulla sicurezza del trattamento dei dati, predisponendo una valutazione d’impatto secondo l’articolo 35 del GDPR. Il trattamento considera i rischi di distruzione, perdita, modifica, divulgazione non autorizzata o accesso non legittimo ai dati personali.

  SEZIONE 10 – DATA BREACH

  La società adotta misure tecniche e formative per ridurre il rischio di violazioni della sicurezza dei dati. Tuttavia, in caso di violazione (data breach), il titolare si impegna a notificare l’incidente all’Autorità di controllo competente senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 72 ore dal momento in cui ne è venuto a conoscenza, se il rischio per i diritti e le libertà delle persone è rilevante.